Statuten

ARTIKEL I. DOEL

Paragraaf 1. Doel. De doelen van de Reiki Alliance zijn exclusief die welke zijn toegestaan voor organisaties gedefinieerd onder §501(c)(3) van de Internal Revenue Code [Amerikaanse belastingwetgeving]. Binnen deze begrenzingen omvatten de doelen van de Reiki Alliance het volgende:

Het doel van de Reiki Alliance is het steunen van haar leden als masters in Usui Shiki Ryoho, ook bekend als het Usui Systeem van Natuurlijke Heling, met eerbiediging van de spirituele afstamming Mikao Usui, Chujiro Hayashi, Hawayo Takata, Phyllis Lei Furumoto en haar erkende opvolger(s). Het doel van de Reiki Alliance is tevens het steunen van de beoefening van de Usui Shiki Ryoho Reiki door eerste- en tweedegraads Reikistudenten en -beoefenaren.

ARTIKEL II. LIDMAATSCHAP

Paragraaf 1. Lidmaatschapscategorieën. De lidmaatschapscategorieën zullen van tijd tot tijd op de Algemene Jaarvergadering (AGM) van de Reiki Alliance worden vastgesteld. De primaire lidmaatschapscategorie van de Reiki Alliance bestaat uit stemgerechtigde leden die Usui Shiki Ryoho master zijn en die voldoen aan de andere toelatingscriteria die in paragraaf 7 hieronder uiteengezet worden.

Het bestuur zal uit eigen beweging of naar aanleiding van een op de Algemene Jaarvergadering (AGM) correct ingediende resolutie van een stemgerechtigd lid dat bij meerderheid van stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden is aangenomen, het gezag hebben om niet-stemgerechtigde lidmaatschapscategorieën in te stellen en te definiëren bestaande uit Usui Shiki Ryoho-beoefenaren en -studenten.

Paragraaf 2. Bevoegdheden en doel van stemgerechtigde leden. Stemgerechtigde leden hebben de bevoegdheid om leden van de Raad van Bestuur van de Reiki Alliance te kiezen alsmede te ontslaan, om stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden te kiezen en te schrappen, om te stemmen over alle aanpassingen van de Akte van Inschrijving of de Statuten en te stemmen over enige andere zaak die correct aan hen ter stemming is voorgelegd door de Raad van Bestuur of enig ander stemgerechtigd lid tijdens de Algemene Jaarvergadering (AGM). De Raad van Bestuur zal gebonden zijn aan elke stemming van de leden tijdens elke Algemene Jaarvergadering of bijzondere vergadering waarbij een quorum aanwezig is.

Paragraaf 3. Speciale bevoegdheid van de stemgerechtigde leden. De stemgerechtigde leden zullen de bevoegdheid hebben om elke actie van de Raad van Bestuur terzijde te schuiven door een stemming van twee derde (2/3) van de stemgerechtigde leden die aanwezig zijn bij een Algemene Jaarvergadering of bijzondere vergadering waarbij een quorum aanwezig is. De uitoefening van deze speciale bevoegdheid die de stemgerechtigde leden hebben is bindend voor de Raad van Bestuur.

Paragraaf 4. Vrijwaring van stemgerechtigde leden. De persoonlijke aansprakelijkheid van ieder stemgerechtigd lid van de Reiki Alliance, voor financiële of andere schade, zal door de Reiki Alliance worden gevrijwaard in de grootst mogelijke mate die is toegestaan conform huidige of toekomstige staats- of federale wetgeving, voor elke stemming gehouden volgens paragraaf 3 hierboven, echter met dien verstande dat wanneer er een schikking wordt getroffen, de Raad van Bestuur een schikking vooraf dient goed te keuren.

Paragraaf 5. Administratie van leden. De secretaris zal ervoor zorgen dat de organisatie een actuele, formele, alfabetische administratie heeft van de namen, adressen en statussen van stemgerechtigde leden en niet-stemgerechtigde leden, zoals aangeleverd door de leden.

Paragraaf 6. Contributie. Een jaarlijkse contributie, zo die wordt geheven, zal worden vastgesteld door de Raad van Bestuur in overleg met de financiële commissie. De jaarlijkse contributie voor stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden kan verschillen.

Paragraaf 7. Vereisten voor stemgerechtigde leden. Stemgerechtigde leden zullen Reikimasters met een herleidbare afstamming in het Systeem van Usui Shiki Ryoho zijn die het doel van de Reiki Alliance steunen en die Phyllis Lei Furumoto en/of haar erkende opvolgers erkennen als een Lineage Bearer van Usui Shiki Ryoho in de afstamming Mikao Usui, Chujiro Hayashi, Hawayo Takata en Phyllis Lei Furumoto.

Stemgerechtigde leden zullen zich toewijden aan het eren, handhaven en doorgeven van een gemeenschappelijke traditie en beoefening, aan dienstbaarheid aan de gemeenschap zodat die als een vitale organisatie voor haar leden wordt gedragen. Leden zijn het ermee eens dat ze door samen te werken een organisatie creëren die hen in hun beoefening van Usui Shiki Ryoho steunt en voedt. Samen creëren leden de Reiki Alliance.

Ieder stemgerechtigd lid zal zijn ingewijd als Reikimaster in de fysieke aanwezigheid van de Reikimaster die hem/haar als dusdanig inwijdt, en de Lidmaatschapsovereenkomst tekenen en de Ethiekcode van de Reiki Alliance accepteren.

In het geval dat een toekomstig lid niet in staat is zijn/haar afstamming volledig te herleiden, kan het Lidmaatschapsteam de Raad van Bestuur de aanbeveling doen af te zien van deze voorwaarde voor lidmaatschap. Het besluit om van deze voorwaarde af te zien kan op een individuele basis naar eigen goeddunken door het Bestuur worden genomen wanneer het toekomstige lid blijk geeft van de kwaliteiten en toewijding die in paragraaf 7 alinea 1 hierboven zijn geschetst, en het Lidmaatschapsteam het toekomstige lid, dat aan alle overige criteria voor lidmaatschap voldoet, voldoende op de hoogte acht van de beoefening en principes van Usui Shiki Ryoho.

Niet-stemgerechtigde leden zullen eerste- of tweedegraads Usui Shiki Ryoho-studenten en ‑beoefenaren zijn, die zijn ingewijd in de fysieke aanwezigheid van en door een Usui Shiki Ryoho-master.

Paragraaf 8. Schorsing of schrapping van stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden. Stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden zullen automatisch van de actieve lidmaatschapsstatus worden geschrapt wegens het niet betalen van de contributie binnen het elk jaar aangegeven tijdsbestek.

Ieder stemgerechtigd of niet-stemgerechtigd lid kan op de Algemene Jaarvergadering of bijzondere vergadering door de stemgerechtigde leden geschorst of geschrapt worden wegens ernstig wangedrag dat de belangen of reputatie van de Reiki Alliance schaadt of een vertrouwensbreuk met zich meebrengt die de financiële stabiliteit van de Reiki Alliance nadelig beïnvloedt. Stemgerechtigde leden die zelf erkennen dat ze Usui Shiki Ryoho zoals gedefinieerd volgens ons gedeelde doel in hun onderwijs niet beoefenen, zullen worden verzocht hun lidmaatschap op te zeggen.

Klachten betreffende wangedrag zullen per post of e-mail worden verzonden naar het/de Arbitrage Team/Commissie. Het Arbitrage Team zal trachten tot een oplossing te komen. Indien er geen oplossing wordt gevonden, zal het Arbitrage Team de Raad van Bestuur informeren dat er geen oplossing is gevonden en de Raad van Bestuur zal een bijzondere vergadering beleggen met als doel een stemming over het schorsen of schrappen van het lid.

Paragraaf 9. Opzegging door stemgerechtigde of niet-stemgerechtigde leden. Ieder stemgerechtigd of niet-stemgerechtigd lid kan op elk moment opzeggen door een geschreven opzegging aan de Raad van Bestuur te verzenden of ter hand te stellen. Een dergelijke opzegging zal van kracht zijn vanaf het moment van ontvangst door het Bestuur.

Paragraaf 10. Quorum voor stemming ledenvergaderingen. Stemgerechtigde leden die een tiende van de stemmen hebben die uitgebracht mogen worden, aanwezig of deelnemend, zullen een quorum vormen bij elke vergadering die correct is bijeengeroepen.

Paragraaf 11. Besluitvorming door stemgerechtigde leden. De bevestigende stem van minimaal een meerderheid van de stemgerechtigde leden aanwezig bij of deelnemend aan een correct bijeengeroepen Algemene Jaarvergadering, reguliere vergadering of bijzondere vergadering, waarbij een quorum is bereikt, is nodig en voldoende voor het nemen van besluiten of het aannemen van resoluties door de stemgerechtigde leden, tenzij een groter aandeel vereist is volgens de wet, de Akte van Inschrijving of de Statuten. Een onthouding telt als een deel van het aantal uitgebrachte stemmen en vermindert het aantal bevestigende stemmen dat nodig is om een motie of resolutie aan te nemen niet. Alle besluiten vereisen een helder geformuleerde motie, een bijval, en een stemming. Alle moties en resoluties die worden aangenomen dienen te worden opgenomen in de geschreven vergadernotulen, samen met de uitslag van de stemming.

Paragraaf 12. Algemene Jaarvergadering. Er dient elk jaar een Algemene Jaarvergadering (AGM) van de stemgerechtigde leden te worden gehouden ter verkiezing van de Raad van Bestuur.

Een geschreven kennisgeving van de Algemene Jaarvergadering (AGM) dient minimaal vijftien (15) dagen voorafgaand aan de vergadering te worden verzonden per gewone post, fax of e-mail, zoals aangegeven door het individuele lid, naar alle stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden die er recht op hebben een kennisgeving te ontvangen, op het adres, e‑mailadres, faxnummer of andere elektronische media zoals verstrekt door het lid of zoals blijkt uit de verenigingsadministratie van de Reiki Alliance.

Tijdens de Algemene Jaarvergadering (AGM) zullen stemgerechtigde leden verslagen van de Raad van Bestuur, functionarissen en personeelsleden met betrekking tot de activiteiten, het management en de begroting van de Reiki Alliance aanhoren en in overweging nemen. Stemgerechtigde leden zullen daarna de leden van de Raad van Bestuur kiezen. De stemgerechtigde leden zullen ook stemmen over alle overige zaken die op correcte wijze aan hen zijn voorgelegd.

Het stemmen voor het Bestuur vindt plaats middels een geheime stemming, het stemmen over andere zaken of resoluties zal openlijk zijn. Verzuimen om een Algemene Jaarvergadering (AGM) te houden is niet van invloed op de geldigheid van enige verenigingshandeling van de Reiki Alliance.

Paragraaf 13. Andere stemgerechtigde ledenvergaderingen.

A. Reguliere vergaderingen. De Reiki Alliance kan een reeks reguliere vergaderingen van de stemgerechtigde leden houden op tijdstippen en plaatsen bepaald door de Raad van Bestuur of functionarissen. Eén enkele kennisgeving, minimaal dertig (30) dagen voorafgaand aan het begin van de reeks reguliere vergaderingen verzonden per gewone post, e-mail, publicatie op de website, fax of andere elektronische media zoals aangegeven door het individuele stemgerechtigde lid, zal voldoende zijn, en er is geen verdere kennisgeving nodig zolang de aangekondigde vergaderdata en -tijdstippen niet worden gewijzigd.

B. Bijzondere vergaderingen. Bijzondere vergaderingen van de stemgerechtigde leden van de Reiki Alliance mogen bijeengeroepen worden door de Raad van Bestuur. Een kennisgeving van een bijzondere vergadering dient minimaal vijftien (15) dagen voorafgaand aan de vergadering te worden verzonden per gewone post, e-mail, publicatie op de website, fax of andere elektronische media zoals aangegeven door het individuele stemgerechtigde lid, en dient het doel/de doelen waarvoor de vergadering bijeengeroepen wordt te specificeren. Uitsluitend de zaken waarvoor een bijzondere vergadering bijeen is geroepen mogen tijdens de vergadering in overweging worden genomen.

Paragraaf 14. Inhoud van de kennisgeving. De kennisgeving dient de datum, het tijdstip, de plaats en, indien noodzakelijk, het doel van de vergadering te bevatten. Kennisgevingen van bijzondere vergaderingen vereisen altijd een verklaring over het doel/de doelen waarvoor de vergadering bijeengeroepen wordt. Bijzondere vergaderingen hebben niet de bevoegdheid wijzingen aan te brengen in de Akte van Inschrijving of de Statuten.

Paragraaf 15. Afstandsverklaring kennisgeving. Ieder stemgerechtigd lid kan afstand doen van het recht op ontvangst van volledige voorafgaande kennisgeving van een vergadering. Een afstandsverklaring van het recht op kennisgeving zal schriftelijk zijn, ondertekend door degene die recht heeft op de kennisgeving, en aan het Bestuur worden gegeven ter opname in de verenigingsadministratie. Afstandsverklaringen kunnen voor of na het plaatsvinden van de vergadering worden ondertekend. Als een stemgerechtigd lid aanwezig is bij een vergadering zonder specifiek bewaar te maken tegen onjuiste kennisgeving, houdt dit in dat afstand wordt gedaan van het recht op de volledige kennisgeving van die vergadering.

Paragraaf 16. Administratiedatum. De administratiedatum om te bepalen welke leden er recht op hebben een kennisgeving van een vergadering te ontvangen, zal de dag zijn voorafgaand aan de dag waarop de kennisgeving wordt verzonden. De administratiedatum om te bepalen welke leden gerechtigd zijn om te stemmen op een ledenvergadering zal de datum van de vergadering zijn.

ARTIKEL III. RAAD VAN BESTUUR

Paragraaf 1. Taken van het Bestuur. Met in achtneming van zijn loyaliteitsplicht naar de Reiki Alliance zal de Raad van Bestuur het beleid van de Reiki Alliance ontwikkelen en indien nodig herzien en wijzigen, toezicht houden op haar programma’s, instaan voor de organisatie van de jaarlijkse conferentie, haar directeur aanstellen of in dienst nemen en leiding aan hem/haar geven, een machtiging afgeven voor haar uitgaven, toezicht houden op haar financiële zaken en zorg dragen voor het juiste beheer en gebruik van haar middelen en eigendommen alsmede de begroting van de Reiki Alliance goedkeuren. De Raad van Bestuur dient er ook zorg voor te dragen dat de Reiki Alliance de juiste formaliteiten voor een vereniging in acht neemt bij het nemen van besluiten, dat het alle door de staat en de federale overheid vereiste verslagen voorbereidt en indient en dat het handelt overeenkomstig relevante staats- en federale wetgeving. Bestuursleden dienen zich goed voor te bereiden op, aanwezig te zijn bij en deel te nemen aan de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de bestuurscommissie(s) indien nodig, teneinde deze taken te vervullen. De Raad van Bestuur komt ten minste drie (3) maal per jaar bijeen.

Paragraaf 2. Vereisten voor bestuurders en samenstelling van het Bestuur. Genomineerden voor de posities in de Raad van Bestuur dienen gerespecteerde leden van de Reiki Alliance te zijn, die blijk hebben gegeven van hun betrokkenheid bij de missie en de doelen van de Reiki Alliance. Genomineerden dienen te beschikken over e-mail en toegang tot internet, Engels te spreken en te begrijpen en beschikbaar te zijn voor elektronische vergaderingen tijdens hun ambtstermijn als lid van de Raad van Bestuur.

Paragraaf 3. Aantal bestuurders. De Raad van Bestuur zal bestaan uit vijf leden.

De stemgerechtigde leden kunnen, tijdens een Algemene Jaarvergadering (AGM), op verzoek van de Raad van Bestuur, nieuwe posities creëren in de Raad van Bestuur door het aannemen van een resolutie tot uitbreiding van de grootte van het bestuur tot niet meer dan negen leden, en kunnen vervolgens op diezelfde vergadering nieuwe bestuurders kiezen.

Paragraaf 4. Ambtstermijnen van bestuurders. Bestuurders zullen gedurende een ambtstermijn van drie jaar dienen. Deze ambtstermijnen zullen gespreid zijn, zodat elk jaar ongeveer één derde van het aantal bestuurders gekozen wordt. Bestuurders zullen niet meer dan twee opeenvolgende ambtstermijnen van drie jaar dienen en moeten ten minste 1 jaar aftreden na twee ambtstermijnen van 3 jaar alvorens opnieuw in het bestuur gekozen te worden.

Paragraaf 5. Selectie van bestuurders.

A. Nominaties. Ieder bevoegd stemgerechtigd lid kan zichzelf nomineren voor de functie van nieuw bestuurslid.

B. Verkiezingsproces. Ieder stemgerechtigd lid zal het recht hebben uitsluitend een stem uit te brengen op precies even zoveel personen als er vacatures zijn in de Raad van Bestuur op het moment van stemming. De stemming is geheim. In het geval dat het aantal genomineerden gelijk is aan het aantal vacatures in de Raad van Bestuur dient iedere individuele genomineerde een minimum aantal stemmen te krijgen gelijk aan twee derde (2/3) van het aantal aanwezige en stemmende leden op de Algemene Jaarvergadering (AGM) om gekozen te worden in de Raad van Bestuur op de AGM.

C. Verkiezingsbeleid en -procedures. De Raad van Bestuur kan aan de stemmende leden op de Algemene Jaarvergadering (AGM) formeel schriftelijk beleid voorbereiden en voorleggen met betrekking tot de details van de verkiezingsprocedure van het Bestuur, inclusief vereisten voor de aankondiging van verkiezingen en verzoeken zich te nomineren, de rol van een verkiezingscommissie en het tijdschema en de procedures die gevolgd dienen te worden voor het houden van verkiezingen.

D. Jaarvergadering. De verkiezing van bestuurders zal plaatsvinden op de Algemene Jaarvergadering (AGM) van de stemgerechtigde leden.

Paragraaf 6. Ontslag van bestuurders. Bestuurders kunnen alleen met reden ontslagen worden bij resolutie van de stemgerechtigde leden. Een reden is elk ernstig wangedrag dat de belangen of reputatie van de Reiki Alliance schaadt of een vertrouwensbreuk met zich mee brengt die de financiële stabiliteit van de Reiki Alliance nadelig beïnvloedt. Hiervan dient van tevoren op de juiste wijze kennisgeving gedaan te worden, zoals vereist voor een Algemene Jaarvergadering (AGM), of voor een reguliere vergadering van de stemgerechtigde leden, of zoals vereist voor een bijzondere vergadering van de stemgerechtigde leden, afhankelijk van wat van toepassing is, met daarin de verklaring dat ontslag van de bestuurder in overweging genomen dient te worden. Bestuurders kunnen ook met reden ontslagen worden, zoals gedefinieerd hierboven, met een stem van twee derde (2/3) van alle leden van de Raad van Bestuur.

Paragraaf 7. Aftreding van bestuurders. Een bestuurder kan te allen tijde aftreden. Aftreding van een bestuurder dient schriftelijk overgebracht te worden aan de Raad van Bestuur, de voorzitter of de secretaris. Een kennisgeving van aftreding, is, eenmaal overgebracht, onherroepelijk.

Paragraaf 8. Vervulling van vacatures. De bestuurders kunnen, bij meerderheid van stemming, nieuwe bestuurders aanstellen ter vervulling van vacatures in de Raad van Bestuur. Een bestuurder die aangesteld is ter vervulling van een vacature zal dienen tot de volgende Algemene Jaarvergadering (AGM). Tijd die ter vervulling van een vacature wordt besteed, zal niet als een bestuurstermijn worden beschouwd.

Paragraaf 9. Handelswijze van bestuurders. Bestuurders dienen zich te kwijten van hun loyaliteitsverplichting en hun inspanningsverplichting, in goed vertrouwen, met de zorg die een normaal voorzichtig iemand in een soortgelijke positie zou betrachten onder soortgelijke omstandigheden en op een wijze die door de bestuurder redelijkerwijs geacht wordt in het beste belang te zijn van de Reiki Alliance.

Paragraaf 10. Quorum. Bij alle vergaderingen van de Raad van Bestuur is de aanwezigheid of deelname van een quorum nodig voor het verrichten van zakelijke transacties of het nemen van verenigingsbesluiten. Dit quorum wordt ten minste gevormd door een meerderheid van het aantal zittende bestuurders onmiddellijk voor aanvang van de vergadering.

Paragraaf 11. Besluitvorming en stemming. De bestuurders nemen uit naam van de Reiki Alliance besluiten middels consensus. Bij het gebruik van consensus kan ieder bestuurslid het eens zijn met een motie, voorgelegd aan het Bestuur, het oneens zijn met de motie maar “zich afzijdig houden” en de aanneming ervan niet “tegenhouden”, of consensus over de motie “tegenhouden”. Consensus vereist geen unanieme overeenstemming maar wordt bereikt, en een besluit wordt genomen wanneer geen deelnemend bestuurder consensus “tegenhoudt”. Het Bestuur zal toegewijd en gewetensvol trachten consensus te bereiken, en zal alle standaard consensusmethodes en -technieken aanwenden, met inbegrip van het tot uitdrukking brengen en het zorgvuldig overwegen van minderheidsstandpunten. Wanneer geen consensus bereikt kan worden, kan het Bestuur de hulp van een facilitator of bemiddelaar inroepen om consensus te bereiken, indien een bestuurder hierom verzoekt. Wanneer na een redelijk tijdspad dat door het Bestuur onder de omstandigheden als juist wordt gesteld, consensus onbereikbaar blijkt of het inroepen van een bemiddelaar of facilitator niet succesvol blijkt, kan het Bestuur tot stemming overgaan en de meerderheid over de kwestie laten beslissen. In dat geval kan de minderheid haar afwijkende mening of minderheidsstandpunt laten opnemen in de schriftelijke bestuursnotulen van de vergadering waarin het besluit genomen is.

Paragraaf 12. Telefonische vergaderingen. Vergaderingen kunnen worden gehouden per telefoon, videovergadering, communicatie via internet of op andere wijze, zolang alle deelnemende bestuurders elkaar gelijktijdig kunnen horen en met elkaar kunnen spreken. Een bestuurder die aan een dergelijke vergadering deelneemt, wordt geacht aanwezig te zijn met het oog op een quorum.

Paragraaf 13. Besluitvorming per post of e-mail. Elk besluit dat de Raad van Bestuur op een vergadering kan nemen, kan genomen worden zonder vergadering als het besluit goedgekeurd wordt door de instemming van alle bestuursleden. Een duidelijk geformuleerde motie dient aan alle bestuurders gestuurd te worden per post, fax of e-mail, met de heldere instructie dat dit proces vereist dat honderd procent (100%) van de bestuursleden “ja” stemt om de motie aan te nemen. Als de motie per e-mail verstuurd is, dient iedere bestuurder zijn/haar stem als reactie hierop per e-mail te versturen. In dit geval is geen handtekening nodig. Moties zijn aangenomen en effectief op de datum dat alle zittende bestuurders geantwoord hebben met een bevestigende “ja”-stem. Als enige bestuurder “nee” stemt, zich onthoudt van stemming of verzuimt te stemmen, wordt de motie niet aangenomen. Een geprint verslag van de stem van elk bestuurslid dient in de verenigingsadministratie opgeslagen te worden.

Paragraaf 14. Vergaderingen. De Raad van Bestuur dient ten minste drie (3) maal per jaar bijeen te komen. Robert’s Rules of Order kunnen als richtlijn geraadpleegd worden voor het houden van vergaderingen van de Raad van Bestuur maar zullen niet bindend zijn.

Paragraaf 15. Kennisgeving van vergaderingen.

A. Bijzondere vergaderingen. Een kennisgeving van bijzondere vergaderingen dient aan ieder bestuurslid gestuurd te worden van elke vergadering van de Raad van Bestuur, met vermelding van datum, tijd en plaats van de vergadering en het doel van de vergadering, indien wettelijk of door deze Statuten vereist. De kennisgeving dient niet korter dan tien (10) en niet langer dan vijftig (50) dagen voorafgaand aan elke bijzondere vergadering verstuurd te worden. De kennisgeving kan plaatsvinden per telefoon, persoonlijk, per gewone post, e-mail, fax, of Skype-, Zoom- of ander videogesprek.

B. Reguliere vergaderingen. Kennisgeving van reguliere vergaderingen kan gedaan worden als een reeks van reguliere vergaderingen, die plaatsvinden op een vaste tijd en plaats. Geen verdere separate kennisgeving is vereist voor elke van deze reguliere vergaderingen. De kennisgeving dient tijd, datum en plaats van de vergadering te vermelden. De Raad van Bestuur kan bij resolutie de data van de regulier geplande vergaderingen vaststellen of wijzigen, met de juiste kennisgeving aan alle bestuurders. De kennisgeving kan plaatsvinden per telefoon, persoonlijk, per gewone post, e-mail, fax of Skype-, Zoom- of ander videogesprek. De kennisgeving dient niet korter dan tien (10) en niet langer dan vijftig (50) dagen voorafgaand aan de eerste reguliere vergadering verstuurd te worden. Verdere kennisgeving is niet nodig.

Paragraaf 16. Afstandsverklaring kennisgeving. Iedere bestuurder kan afstand doen van het recht op ontvangst van volledige voorafgaande kennisgeving van een vergadering. Een afstandsverklaring van het recht op kennisgeving dient schriftelijk te zijn, ondertekend door degene die recht heeft op kennisgeving en dient aan de secretaris gegeven te worden ter opname in de verenigingsadministratie. Afstandsverklaringen kunnen voor of na het plaatsvinden van de vergadering worden ondertekend. Als een bestuurder aanwezig is bij een vergadering zonder specifiek bezwaar te maken tegen de kennisgeving, houdt dit in dat afstand wordt gedaan van het recht op de volledige kennisgeving van die vergadering.

Paragraaf 17. Gezag van bestuurders. De voorzitter zal een officiële woordvoerder voor de Reiki Alliance zijn, en kan de organisatie en haar standpunten vertegenwoordigen wanneer dat passend is. Alle leden van de Raad van Bestuur kunnen de standpunten van de organisatie officieel vertegenwoordigen of namens de organisatie spreken.

ARTIKEL IV. FUNCTIONARISSEN EN PERSONEEL

Paragraaf 1. Functionarissen. De functionarissen van de Reiki Alliance dienen het beleid en de besluiten van de Raad van Bestuur uit te voeren zoals aangegeven door het bestuur. De voorzitter, secretaris en penningmeester zijn verplichte functionarissen. De Raad van Bestuur kan ook een of meerdere vicevoorzitters, een voorzitter van de vergadering en andere functionarissen naar wens kiezen. Een en dezelfde persoon mag niet tegelijkertijd voorzitter en secretaris zijn, maar kan verder elke andere combinatie van functies uitvoeren. Functionarissen dienen tegelijkertijd als leden van de Raad van Bestuur. Als bestuurslid zijn alle functionarissen stemgerechtigde leden van de Reiki Alliance.

Paragraaf 2. Verkiezing en ambtstermijn. De functionarissen van de Reiki Alliance zullen worden gekozen door de Raad van Bestuur. Zo spoedig mogelijk na de verkiezing van de bestuursleden zal de Raad van Bestuur bijeenkomen om de nieuwe functionarissen van de Reiki Alliance te kiezen. Functionarissen zullen dienen voor een termijn van één jaar. Echter, tenzij functionarissen officieel ontslag indienen of ontslagen worden, zullen zij hun functie behouden totdat hun opvolgers op correcte wijze zijn gekozen, aangewezen of aangesteld. Er is geen limiet aan het aantal termijnen dat een functionaris kan dienen, aaneengesloten of anderzijds.

Paragraaf 3. Ontslag. Iedere functionaris die door de Raad van Bestuur is gekozen, kan worden ontslagen door de Raad van Bestuur wanneer, volgens het bestuur, de belangen van de Reiki Alliance het best gediend zouden zijn met een ontslag. Het ontslag zal plaatsvinden onder voorbehoud van de contractuele rechten, indien van toepassing, van de genoemde functionaris. De persoon die in aanmerking komt voor ontslag heeft geen stem in de ontslagprocedure.

Paragraaf 4. Vacatures. Als een positie van functionaris binnen de Reiki Alliance vacant wordt door dood, opzegging, pensionering, ontslag, ongeschiktheid of enige andere oorzaak, kunnen de resterende bestuurders een geschikte persoon aanwijzen om de vacature in te vullen, zonder een quorum te hebben. De aangewezen functionaris zal die functie tot het eind van de termijn van die functie vervullen.

Paragraaf 5. Voorzitter. De voorzitter is de voornaamste functionaris van de Reiki Alliance en zal in zijn algemeenheid toezicht houden op alle zaken van de Reiki Alliance of de supervisie daarover hebben. De voorzitter zal normaal gesproken alle vergaderingen van de Raad van Bestuur voorzitten, tenzij het bestuur een andere persoon kiest om de vergadering te leiden. De voorzitter zal ook andere taken uitvoeren zoals aangewezen door de Raad van Bestuur. De voorzitter kan als ambtshalve lid in elke commissie dienen.

Paragraaf 6. Vicevoorzitter/Verkozen voorzitter. Indien de voorzitter afwezig is of niet in staat is om te handelen, zal de vicevoorzitter de plichten van de voorzitter uitvoeren. Wanneer de vicevoorzitter de taak van voorzitter overneemt heeft hij/zij dezelfde bevoegdheden en restricties als de voorzitter. De vicevoorzitter zal ook andere taken uitvoeren zoals bepaald door de Raad van Bestuur. Het is mogelijk om bij gewoon besluit van de Raad van Bestuur meer dan één positie van vicevoorzitter te creëren met duidelijke taakomschrijvingen.

Paragraaf 7. Secretaris. De secretaris zal de volgende taken uitvoeren of hierop toezicht houden:

a) Het notuleren van de vergaderingen van de leden en van de Raad van Bestuur en bestuurscommissies en de notulen bewaren in een of meerdere boeken of elektronisch register dat daarvoor is aangewezen;
b) Ervoor zorgen dat alle kennisgevingen op de juiste wijze en in overeenstemming met de bepalingen in deze Statuten of zoals wettelijk vereist worden uitgevoerd;
c) Het beheren van de verenigingsadministratie;
d) Het bijhouden van een lijst van de postadressen van alle stemgerechtigde leden zoals door ieder lid verstrekt;
e) Ervoor zorgen dat alle vereiste staats- en federale verslagen zijn opgesteld en op tijd worden ingediend; en
f) Het uitvoeren van of toezicht houden op alle verplichtingen die onder de functie van secretaris vallen en bepaalde andere taken zoals die nu en dan door de voorzitter of de Raad van Bestuur worden toegewezen.

De secretaris kan sommige of al deze taken delegeren, maar draagt de verantwoording voor de correcte vervulling ervan.

Paragraaf 8. Penningmeester. De penningmeester zal de volgende taken uitvoeren of hierop toezicht houden:

a) Het verantwoordelijk zijn voor het correcte beheer en de controle op alle geldstromen van de Reiki Alliance;
b) Het tijdig voorbereiden van volledige en correcte financiële verslagen over alle inkomsten, uitgaven en activa van de Reiki Alliance;
c) Het presenteren van verslagen van de financiële zaken van de Reiki Alliance op elke vergadering van de Raad van Bestuur; en
d) Het beschikbaar stellen van de financiële informatie die nodig is om de vereiste verslagen voor te bereiden en in te dienen bij staats- en federale regeringsinstanties, waarin verslag gedaan wordt van de inkomsten, uitgaven en activa van de Reiki Alliance.

De penningmeester kan sommige of al deze taken delegeren, maar blijft verantwoordelijk voor de correcte vervulling ervan.

Paragraaf 9. Voorzitter van de vergadering. De Raad van Bestuur kan een dergelijk iemand aanwijzen en bepalen wat zijn/haar taken zijn.

Paragraaf 10. Executief directeur en personeel. De Raad van Bestuur kan een executief directeur of ander personeel aanstellen of in dienst nemen, betaald of onbetaald, om de programma’s en activiteiten van de organisatie uit te voeren. De Raad van Bestuur zal de verrichtingen van de executief directeur op jaarlijkse basis evalueren. Tenzij de Raad van Bestuur anders bepaalt, heeft de executief directeur de bevoegdheid, met goedkeuring van de Raad van Bestuur, om personeel aan te stellen, personeelstaken en functioneringsmaatstaven te bepalen, de verrichtingen van het personeel te evalueren en indien nodig, met toestemming van de Raad van Bestuur, de werkovereenkomst van personeel met de Reiki Alliance te beëindigen. De executief directeur zal een kennisgeving ontvangen van alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en zal in principe alle bestuursvergaderingen bijwonen, behalve wanneer het bestuur besluit een besloten vergadering te houden zonder executief directeur.

ARTIKEL V. COMMISSIES

Paragraaf 1. Instelling. Stemgerechtigde leden kunnen, bij resolutie, teams of commissies instellen, waaronder permanente teams of commissies of tijdelijke teams of commissies. Ook het bestuur kan bij resolutie dergelijke teams of commissies instellen. Zo’n resolutie moet de naam van de commissie en het doel van het team of de commissie uitdrukken. “Teams” zijn qua strekking, aard en wettelijke vereisten in alle opzichten identiek aan commissies.

Paragraaf 2. Commissies.

A. Niet-bestuurscommissies. Het bestuur kan in voorkomende gevallen een team of commissie instellen, zoals een nominatieteam of -commissie, een team of commissie financieel toezicht, een begrotingsteam of -commissie, een personeelsteam of -commissie en allerhande uitvoerende teams en commissies of adviserende teams en commissies. Dit zijn allemaal “niet-bestuurscommissies” die niet de bevoegdheid hebben om besluiten te nemen op bestuursniveau, uitgaven goed te keuren, begrotingen goed te keuren, beleid te bepalen of programma’s in te voeren. Niet-bestuurscommissies zullen worden ingesteld door een resolutie die aangenomen wordt door de Bestuurders aanwezig op een correct bijeengeroepen vergadering. Ieder stemgerechtigd lid kan lid zijn van zo’n team of commissie.

B. Commissie Financieel Toezicht. Het bestuur zal een team of commissie instellen die verantwoordelijk is voor het financieel toezicht op de inkomsten en uitgaven van de organisatie, en dit team kan het Team/de Commissie Financiën en Accountantscontrole of het Team/de Commissie Financieel Toezicht heten of een andere toepasselijke naam hebben. Het team of de commissie dient te bestaan uit twee of meer personen, met minstens één persoon met enige ervaring op het gebied van financiën of boekhouding, welke niet degene is die cheques ondertekent of de boekhouder is voor de organisatie. Het team of commissie zal verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de financiële transacties van de organisatie en de uitvoering van het financiële beleid van de organisatie. Als deel van zijn/haar taak zal het team of de commissie op maandelijkse basis de uitgaven, financiële transacties, bankafschriften, geretourneerde cheques en afschriften van creditcards nagaan of hierop toezicht houden. Het team of de commissie zal alle vragen of zorgen met betrekking tot de financiën van de organisatie aan het bestuur rapporteren. Het team of de commissie kan ook de noodzakelijke voorbereidingen treffen voor en toezien op het jaarlijks accountantsrapport of het jaarlijkse financiële overzicht van de organisatie, zoals beschreven in deze Statuten.

Paragraaf 3. Commissieleden. Het bestuur zal bestuursleden aanwijzen als contactpersoon om zicht te houden op het werk van de teams of commissies en kan hiervan op de Algemene Jaarvergadering (AGM) verslag doen. Het bestuur zal de leden van teams of commissies goedkeuren, of het bestuur kan voor teams of commissies anders dan de niet-bestuurscommissies deze taak delegeren aan de bestuursvoorzitter of de voorzitter van dat team of die commissie. De ambtstermijn van een lid van een team of commissie zal doorlopen totdat zijn of haar opvolger is aangesteld tenzij het team of de commissie wordt beëindigd, het lid ontslag neemt of uit het team of de commissie ontslagen wordt, of het lid niet langer in aanmerking komt als lid van dat team of die commissie.

Paragraaf 4. Commissievoorzitters. Eén lid van elk team of commissie kan worden geselecteerd of aangewezen als voorzitter van dat team of die commissie door het bestuur, of het bestuur kan ervoor kiezen om die bevoegdheid aan de leden van dat team of die commissie te delegeren.

Paragraaf 5. Beperking van bevoegdheden. Geen team of commissie mag a) een functionaris of een lid van de Raad van Bestuur kiezen, aanwijzen of ontslaan; b) goedkeuring geven aan de verkoop, pacht of het verpanden van alle of bijna alle eigendommen en activa van de Reiki Alliance; c) goedkeuring geven aan de ontbinding van de Reiki Alliance of een dergelijke maatregel herroepen; d) de Akte van Inschrijving, de Statuten of enige resolutie van de Raad van Bestuur aanpassen, veranderen of herroepen; of e) betaling goedkeuren van dividend of enig ander deel van het inkomen of de winst van de Reiki Alliance aan haar bestuurders of functionarissen.

De Raad van Bestuur zal altijd de bevoegdheid hebben om team- of commissiebesluit(en) aan te passen, te veranderen en te herroepen, behoudens beperkingen betreffende het eenzijdig aanpassen van contracten, conflicten met de rechten van derden, of andere wettelijke beperkingen.

ARTIKEL VI. DIVERSE BEPALINGEN

Paragraaf 1. Compensatie van functionarissen en bestuurders. Geen functionaris of lid van de Raad van Bestuur zal enige vergoeding ontvangen voor het vervullen van zijn/haar verantwoordelijkheden als bestuurslid of als functionaris, zoals die beschreven zijn in deze Statuten. De Reiki Alliance kan echter een vergoeding betalen aan functionarissen en leden van de Raad van Bestuur voor andere diensten die verricht worden als werknemer of onder contract zolang de vereiste regels ter voorkoming van belangenverstrengeling worden gevolgd. Leden van de Raad van Bestuur en hun familieleden die een regelmatige vergoeding ontvangen van de Reiki Alliance moeten altijd minder dan een meerderheid van het bestuur uitmaken. Leden van de Raad van Bestuur kunnen een vergoeding ontvangen voor onkosten die zij hebben gemaakt bij het vervullen van hun verantwoordelijkheden, met toestemming van het bestuur.

Paragraaf 2. Belangenverstrengeling. Er is altijd sprake van belangenverstrengeling wanneer de Reiki Alliance betalingen verricht in de vorm van geld of andere vergoedingen, of tastbare voordelen biedt aan een functionaris of lid van de Raad van Bestuur of aan een familielid van een bestuurder of functionaris. Alle transacties die een belangenverstrengeling behelzen moeten worden goedgekeurd met gebruikmaking van de volgende procedure:

1) Transacties waarbij sprake is van belangenverstrengeling moeten door de volledige Raad van Bestuur worden goedgekeurd; ze kunnen niet worden goedgekeurd door de voorzitter, executief directeur of ander personeel.

2) Bestuurders of functionarissen die in enige zaak verstrengelde belangen hebben moeten

a) Het bestaan van een directe of indirecte belangenverstrengeling melden
b) De details van de voorgestelde transactie officieel vermelden
c) Zich in die zaak van stemming onthouden en
d) De kamer waar de stemming plaatsvindt verlaten totdat de stemmen zijn geteld. In de notulen moet worden vastgelegd dat deze procedure is gevolgd.

3) De rest van de Raad van Bestuur dient de transactie en voldoende informatie te onderzoeken om te garanderen dat alle transacties die een belangenverstrengeling in zich dragen eerlijk zijn ten opzichte van de Reiki Alliance en dat er geen speciale voordelen worden gegeven aan een bepaald persoon. De informatie waarop de Raad van Bestuur zich baseert, alsmede de bron ervan, moet worden opgenomen in de notulen.

4) Elke transactie die een belangenverstrengeling in zich draagt, moet worden goedgekeurd middels instemming door een meerderheid van alle leden van de Raad van Bestuur die geen belangenverstrengeling in die zaak hebben, zolang niet minder dan twee bestuurders zonder belang stemmen om de transactie goed te keuren.

Iedere bestuurder en functionaris moet een verklaring over alle belangenverstrengelingen ondertekenen en actualiseren indien die verklaring gewijzigd moet worden.

Paragraaf 3. Financiële controlemiddelen. De Raad van Bestuur zal een formeel bestuursbeleid aannemen dat een systeem biedt van financiële controlemiddelen die adequaat zijn om misbruik, verduistering of diefstal van de gelden en activa van de vereniging te voorkomen en die zulke problemen of misdaden zouden ontdekken in het geval dat die zich zouden voordoen. Dit financiële beleid zal vereisen dat er drie gescheiden lagen van financiële verrichtingen plaatsvinden en dat deze verrichtingen door verschillende mensen worden uitgevoerd:

1) Diegenen die bevoegd zijn om het geld van de organisatie te besteden;
2) Diegenen die de boekhouding bijhouden en inkomsten en uitgaven documenteren en volgen; en
3) Diegenen die toezicht houden op het boekhoudingssysteem en de uitgave van gelden.

Dit betekent dat het niet geoorloofd zal zijn dat de personen die de bevoegdheid hebben om cheques van de Reiki Alliance te ondertekenen of haar creditcards te gebruiken, tevens de boekhouder(s) van de organisatie zijn; en dat de boekhouder(s) van de organisatie geen toestemming of bevoegdheid zal/zullen hebben om gelden van de organisatie uit te geven, haar cheques te ondertekenen of haar creditcards te gebruiken.

Paragraaf 4. Jaarlijkse financiële beoordeling. De Raad van Bestuur moet de uitvoering van een jaarlijkse accountantscontrole, financiële inspectie, financiële compilatie of financiële beoordeling eisen, met gebruikmaking van de diensten van een betrouwbaar persoon die vaardigheden in en kennis van boekhouding heeft en die niet de boekhouding voor de organisatie doet of cheques voor de organisatie ondertekent. Dit hoeft geen formele accountantscontrole te zijn, maar moet op zijn minst een voldoende grondige inspectie van de financiële verslagen van de organisatie inhouden zodat het waarschijnlijk is dat misbruik, verduistering of diefstal van de gelden of activa van de organisatie ontdekt wordt. De Commissie Financieel Toezicht, zoals hierboven beschreven, zal de persoon selecteren die deze jaarlijkse financiële beoordeling uitvoert en zal er zorg voor dragen dat het daaruit voortvloeiende verslag aan de volledige Raad van Bestuur wordt voorgelegd.

Paragraaf 5. Belastingjaar. Het belastingjaar van de Reiki Alliance is het kalenderjaar.

Paragraaf 6. Geen discriminatie. In haar dienstverlening aan het publiek maakt de Reiki Alliance geen onderscheid voor of tegen enig persoon op basis van etniciteit, nationaliteit, geboorteplaats, godsdienst, geslacht, seksuele voorkeur, huwelijkse staat, gezinsstaat, economische staat, leeftijd of geestelijke of lichamelijke handicap.

Paragraaf 7. Vrijwaring van bestuurders en functionarissen. De Reiki Alliance zal haar bestuurders en functionarissen vrijwaren in de grootst mogelijke mate die is toegestaan conform huidige of toekomstige staats- of federale wetgeving, echter met dien verstande dat wanneer er een schikking wordt getroffen de Raad van Bestuur een schikking vooraf dient goed te keuren. De persoonlijke aansprakelijkheid van ieder lid van de Raad van Bestuur en iedere onbetaalde functionaris van de Reiki Alliance voor financiële of andere schade en voor gedrag als bestuurder of functionaris zal worden gevrijwaard in de grootst mogelijke mate die is toegestaan conform huidige of toekomstige staats- of federale wetgeving.

ARTIKEL VII. AANPASSINGEN

Paragraaf 1. Akte van Inschrijving en Statuten. Instemming van een meerderheid van de stemgerechtigde leden, aanwezig bij of deelnemend aan een correct bijeengeroepen vergadering, waar een quorum aanwezig is, is noodzakelijk en voldoende voor enige wijziging van de Akte van Inschrijving of de Statuten. Een correcte schriftelijke kennisgeving dient vooraf plaats te vinden met daarbij een schriftelijke versie van de voorgestelde veranderingen.

CERTIFICAAT VAN DE SECRETARIS

            Ik, ondergetekende, verklaar hierbij dat de voorgaande statuten de statuten vormen van de Reiki Alliance, zoals aangenomen door de Raad van Bestuur op 6 mei 2018.

Getekend op 6 mei 2018.

Penny Devine
Secretaris van de Reiki Alliance

NB. Deze Statuten zijn zodanig in andere talen vertaald dat ze zo goed mogelijk de betekenis van de Engelse tekst weergeven. Het is echter onmogelijk om een exacte vertaling van de in dit document gebruikte juridische terminologie te geven. De rechtsregels en terminologie zijn in elk land verschillend. In geval van verschillen zal de originele Engelse tekst doorslaggevend zijn.

Usui Reiki Ryoho

© The Reiki Alliance 2013-2018. Alle rechten voorbehouden.

Privacybeleid / Disclaimer